抓好医疗设备档案的收集和管理是医疗设备发挥临床效用的可靠保障，关系着医院的诊断、治疗水平。本文对医疗设备档案管理中存在的重点薄弱环节—生成周期长、涉及部门多、管理难度大等问题进行了分析。并结合工作实践，提出了针对性解决思路。

做好医疗设备档案的收集和管理

滑高社

当今，随着现代科技和医疗卫生事业的发展，先进的医疗设备已成为衡量一家医院医疗技术和整体水平的重要标志之一。做好医疗设备档案的收集和管理工作，对于保障医疗设备的正常运转，减少故障次数，延长使用寿命，充分发挥其价值，实现社会效益和经济效益的最大化，具有重要意义。

医疗设备档案的作用

为购置论证提供重要参考。购置论证是医疗设备购置的首要任务。少则几万，多则千万以上的设备，能否正常使用，对医院的经济及发展影响甚大。因此，加强设备购置的科学论证，关系到医院的决策正确与否。设备档案为应否购置新设备提供了可靠依据。 通过查阅医疗设备档案，详细了解设备的技术状况、完好率、利用率、维修率、报废率，可以确定哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购，避免决策失误。

为保养与维修提供信息资源。查阅医疗设备档案，了解医疗设备的运行状况、维修和完好情况，可提前报告和督促有关维修部门及时进行医疗设备维修。避免为获得短期经济效益，对使用率较高的医疗设备长期使用磨损，拼设备拼消耗，一旦出现故障，维修起来十分困难，甚至一些因维修费用高昂而提前进入报废行列，给医院造成经济损失，影响病人的继续诊断治疗。

为保养与维修提供技术支持。完整的医疗设备档案，是快速排除故障的得力助手。档案资料缺失或管理不完善，必然影响维修工作，拖延修复时间，甚至造成设备无法修复而报废。

医疗设备档案管理存在的困难和问题

重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，大多数医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能，而对能够真实反映医疗设备从购置到使用、维保直至处置等一系列生命周期全过程的档案资料，则疏于管理。比如缺少全职的医疗设备档案管理人员，或管理人员在对档案进行收集时，态度不一，存在应付心理。此外，相比于其他档案，医疗设备档案的管理内容、管理方式更加复杂，并且存在不断变化、更新的情况。

生成周期长，收集难度大。医疗设备从申购到验收、使用、报废等一般需要5～10年，其档案资料生成过程贯穿于设备的整个生命周期，数量也比较多，如何收集、保存、利用好，本身就是一项具有挑战性的工作。

涉及部门多，协作难度大。医疗设备档案管理的各个阶段涉及多个部门，需要各部门相互配合才能完成。许多环节，档案管理人员并未参与。比如，前期购置阶段形成的资料收集与记录，档案管理人员就不大参与，主要由资产、财务等部门完成。使用阶段，维护、检修记录则由使用科室负责。因此，其档案管理是一个贯穿始终的系统工作，要由管理、维护、使用等部门共同协作，才能完成。

利用效能发挥不够。作为技术性资料，设备档案是医院的宝贵资源，但目前很多医院进行收集、整理、归档后，借阅利用不够，档案资料的指导借鉴作用有待于进一步充分发挥。

提高管理水平的几点思路

加强队伍建设。建立健全专、兼职档案管理人员队伍，并制定切实有效的管理制度，加大对档案工作的检查力度，督促整改、提高。同时，大力宣传档案工作的重要性，营造人人重视，人人参与档案工作的浓厚氛围。

建立考核制度，明确责任分工。对专、兼职档案管理员工作情况进行考核，并与绩效挂钩。建立薪资档案评级制度、人员考核晋升机制，对工作表现突出的给予奖励，违规者则处罚，实行用制度管人。

加大培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量非专业的兼职档案管理员参与医疗设备的档案管理。而其管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，邀请档案管理专家，开展档案管理培训，就是提高档案管理员专业技术水平的有效途径。同时，也要重视传帮带的作用。

加强部门沟通，提升协作意识。主要是以设备科为核心，加强设备科与财务部、医务部、信息科、各设备使用科室等部门之间的沟通、交流，提高各部门对医疗设备档案管理的认识水平和重视程度，使档案的收集更加全面、完整。

建立交接制度，抓好资料交接。在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，及时就档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐卷清点内容，交、接人员、监交人员三方签字存档。

强调动态管理。伴随着医疗设备的整个生命周期，新的资料必然随时产生，比如设备保养、维修、使用、质检、计量记录、不良事件报告等，因此，对档案应进行动态管理，确保档案目录及内容及时补充与更新。要以频繁使用的需求来促使设备档案不断更新，进而保证整个管理工作有序进行。

充分发挥指导借鉴作用。完善借阅使用管理措施，鼓励采购、使用、维修等部门积极利用设备档案资料，用以指导实际工作。同时，注意严格落实借阅相关规定，限定借阅期限，严禁污损、拆散档案资料，对丢失者，更应严肃追究责任，以确保档案资料的完整、系统、安全。

设备档案是医院档案类目体系中的一级类目之一，其收集与管理是一个系统性工作，贯穿与设备相关的整个过程。专、兼职档案管理人员在不同的阶段要相互配合，并应用现代化信息技术将相关资料进行统一管理，以充分发挥医疗设备的效能，使投资得到良好的效益回报，促进医院各项工作的顺利开展。

（作者单位：菏泽市立医院）