信息化的今天，效率对于工作的重要性是不言而喻的，如何在有限的成本前提下实现管理工作效果的最优化是每位管理者和每个单位需要深入思考的问题。机关事业单位作为社会主义现代化建设中公共服务职能的实施者之一，在维护社会各项建设事业的顺利开展和让广大人民群众共享我国发展成果方面发挥着重要的作用。信息化条件下，如何借助有效的管理方式和创新思维实现机关事业单位档案管理的良性运转是值得我们深入思考和研究的。本文就目前我国机关事业单位档案管理的发展情况进行分析，并就其中存在的一些问题及相应的解决策略进行阐述，以期促进档案管理工作的顺利开展。

信息化条件下机关事业单位档案管理问题

陈 莉

机关事业单位的档案是记录已发生的事务和情况，档案一方面能够反映出某一时间段内的工作情况，另一方面也为单位以后所开展的工作提供必要的依据，促进机关事业单位管理工作的创新和完善。档案管理工作的主要内容包括对档案信息的收集、整理、储存和检索等，除了平时工作过程中产生的信息以外，还有国家、政府关于事业单位管理的一些重要事项和重要文件，是事业单位发展的重要指导性信息。随着社会经济的发展，事业单位的管理模式也在不断地创新和发展，“互联网+”发展理念的提出也促使档案管理工作的快速发展，为档案管理效率的提高提供了条件。

目前我国机关事业单位档案管理的现状

档案管理一直以来都是机关事业单位常规工作中的重要内容之一，对于单位的发展和公共服务职能的发挥有着重要的作用。但是，受到传统档案管理工作观念的影响，一些档案管理工作者对于档案管理工作重要性的认识不足，存在着一些管理思想和管理方法方面的误区，从而没有从思想上加强对于档案管理工作的认识。在这种思想理念的影响下，机关事业单位的档案管理制度和管理体系建设不够健全，档案管理的规范性差，管理人员缺乏，再加上档案管理基础设施的不完善，为档案管理工作的科学化开展造成了较大的困难。

信息化条件下，机关事业单位档案的电子化管理成为了一种可能，同时社会发展和人民群众对于机关事业单位办事效率的提高提出了更高的要求，信息化技术的应用为机关事业单位服务效率的提高提供了技术方面的支撑。但是机关事业单位对于档案管理价值的认识存在不足，认为是一项投入大效益小的工作，对于管理的软硬件设施的投入不完备，没有引进相关的专业人员来开展管理工作。这些问题在很大程度上影响了机关事业单位档案管理工作的有效性，妨碍了机关事业单位对于社会提供公共服务职能的有效发挥，无法实现促进社会主义各项建设事业发展的目标。

信息化条件下机关事业单位档案管理中存在的问题

对于档案管理意识的淡漠。机关事业单位在职能方面承担着为社会和国家发展提供公共服务的作用，将国家的大政方针进行具体化，通过处理各项社会性事业的途径来实现为人民服务的目标。在日常的工作中，对于一些基本的信息和重要的事项往往以档案的形式进行专门的保管，以备后期不时之需。社会的快速化发展使人们的眼光放的越来越近，对于档案的作用和价值无法产生高度的认同感，认为档案就是对资料的一种整理，没有从意识上产生良好的档案价值观，这也就导致在具体的管理过程中忽视对于档案管理的认可度，工作中敷衍了事，造成档案资料的丢失，当真正使用时却发现找不到或者找到不完整的信息，影响档案的使用价值发挥。同时由于对于档案作用的不重视，导致一些重要信息和文件的外泄，为机关事业单位信息的保密性带来了影响。信息化技术的应用给档案管理提供便捷的同时，也为信息安全带来了威胁，一些病毒等不安全因素为信息的保密造成了一种隐患。

档案管理缺乏规范化。工作的良好开展需要有制度化的规定，对于档案管理工作来说，良好的档案管理制度和方法能够使管理工作更加地科学化，节约信息查询的时间。目前我国机关事业单位的档案管理过程中往往是流于形式，缺乏严格的规章制度和良好的执行力。就目前来看，机关事业单位的档案管理工作往往是被当作一种后勤部门来划设，在制度和人员管理方面缺乏足够的重视，忽视了对于其重要性、科学性的认识。没有制定良好的管理规范或者虽然有类似的规定却并没有正确地实施，导致形式化问题的突出。在相关决策时，对于已有的档案信息不进行有效的利用，而是凭着感觉和经验随意做决策，影响了决策效果，增加了决策的风险。

档案管理工作缺乏创新。创新是一项工作发展的必然要求，也是时代发展的动力。对于档案管理工作来说，创新是影响机关事业单位发展的重要内容。就目前我国机关事业单位档案管理的现状来看，创新的缺乏主要体现在两方面：一是缺乏创新型的人才，机关事业单位档案管理工作要求相关人员要有一定的专业知识和相应的技能，有强大的耐力和责任心，需要长期性的做下去，这也就导致一些单位档案管理人才的缺失，许多单位因为无法招聘到对口的管理人才，往往从其他岗位或者降低要求标准去进行岗位的调整，以满足管理工作的需要，这些人由于在专业知识方面的薄弱以及对于档案管理责任心和职业道德的轻视，往往无法实现工作的需要，就更不必提管理中的创新了；其次，单位缺乏鼓励创新的氛围，创新是需要一定的环境来作为支撑的，目前我国事业单位档案管理工作还是停留在将本职工作做好就可以，不需要太多的创新的思维模式中，无论是管理人员还是领导者都对创新的作用没有产生过多的重视，导致档案管理方式的单一，管理效果的停滞不前。

优化我国机关事业单位档案管理问题的建议

档案管理工作是一项长期的任务，需要有持久的耐心和锐意的创新精神，在日常的管理工作中，通过自身的实践来发现工作中存在的问题，并能够通过有效的思考和尝试来寻求解决问题的方法，从而保证管理工作的顺利开展。

提高对于档案管理重要性和安全性的认识。树立良好的管理意识才能够保证员工在日常的档案管理工作中保持一种责任感，以负责任的态度和创新的思维去进行具体的档案管理。对于机关事业单位来说，要对档案管理的重要性和安全性有高度的认识。一方面，档案潜在的价值是无法准确估计的，尤其是一些重要的档案信息对于相关的决策和分析的作用是巨大的，但是这种作用又不是马上能够见效的，所以要在平时的档案管理过程中始终保持一种正确的心态和方法，切忌敷衍了事，给以后工作造成麻烦；另一方面，对于一些保密等级比较高的档案信息，要采取专用的档案管理方式进行存储和使用，避免信息的泄露。同时，机关事业单位要有意地培养员工的档案管理重要性和安全性的意识，从思想观念上对于档案管理的重要性有深入的理解，在行为方面恪尽职责。

明确档案管理制度。明确的制度规范能够深化员工工作中的原则，使其明白工作中的底限，在进行相关信息的整理和处理时能够有所顾忌，防止错误行为带来的重大损失。机关事业单位一方面要将档案管理工作中的一些注意事项和工作方法进行明确，并向员工进行认真的讲解，使其真正能够消化和理解，从而在平时的管理过程中按照制度的规范行驶；另一方面要对那些违反制度规范的行为和人员进行必要的惩戒，树立制度的权威性，避免同一错误的重复出现。

提高管理人员的创新意识。知识经济时代，管理知识和能力是决定个人和单位竞争力的重要因素，在平时的档案管理工作中，机关事业单位要通过有效的方式来对员工的创新性思维进行培养和引导，使其具备创新的素质。比如，可以将平时工作中遇到的问题进行讨论和分析，对于有创新性的想法和建议，对员工进行必要的奖励的同时，让其他员工在工作中尽可能地加以利用，从而把一个人的创新思想发展成为多人甚至整个管理部门的能力和素质，提高档案管理的效果，为机关事业单位公共职能的发挥提供强有力的支撑。

信息化时代，任何管理工作都讲求高效率。对于档案管理工作来说，要适应这样的社会化发展要求，就要在平时的工作中以一种创新的模式来进行不断的深入研究，从深层次挖掘档案的内在价值，从而实现其真正的功效，促进机关事业单位乃至整个社会的发展进步。面对工作过程中所遇到的问题，要采取对应的措施来加以解决。同时要利用网络化的平台提高档案信息的透明度，方便公民对于相关信息的查找和利用，实现部分档案内容的电子化运营，一方面节约档案管理的成本，另一方面保证档案管理的合理化发展。

(作者单位：国家广播电影电视总局机关服务局)