档案收集工作作为企业档案管理的关键环节，对于提高企业档案管理的整体质量具有至关重要的影响。但是，就目前我国企业档案收集工作的开展现状来看，其整体效果并不理想，在实际工作中还存在许多问题，严重影响了档案管理质量和效率的提升。鉴于此，本文针对企业档案收集工作中存在的问题进行深入分析和研究，提出了相应的改进对策，希望能够为相关管理人员提供一些参考依据，旨在促进企业管理水平的显著提升。

 企业档案收集工作中存在的问题与对策
陈燕
   
 
随着新时期的到来，档案管理在企业发展过程中的重要地位日渐显著，而档案收集工作又是档案管理的前提基础。这就要求企业管理者必须要加强对档案收集工作的重视，转变传统的管理模式，采取创新性的管理手段，争取在提高档案收集质量和效率的同时，也能强化各部门之间的密切联系，从而为构建企业信息资源的共享机制创造良好的条件。因此，为了更好的实现此目标，对企业档案收集工作中存在的问题与对策进行深入分析就显得尤为重要了。
1.企业档案收集工作中存在的问题
缺乏完善的管理制度。完善的管理制度是开展企业档案收集工作的基本前提，也是强化档案管理质量的必要条件。[1]然而，就目前我国企业档案收集工作的开展现状来看，许多企业都缺乏一套完整的档案管理制度。一方面，许多企业领导者没有认识到档案收集工作对企业长远发展的重要性，只是一味的追求经济效益的最大化，并没有结合自身的发展情况制定明确的档案收集计划，导致档案收集工作难以得到真正落实。另一方面，各部门工作人员都只注重自身业务的发展，忽略了档案收集与整合的必要性，他们为了方便自己利用而不愿意将档案资料交出，从而阻碍了档案收集工作的顺利实施，进一步降低了档案管理的整体质量。
缺少精细化的管理模式。随着市场经济的不断发展，企业之间的竞争愈发激烈，只有不断提高企业的内部管理水平，才能促进企业核心竞争力的提升，从而让企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。[2]这就要求相关管理人员必须要将精细化管理引入实际工作中，不断对工作内容进行细化，争取在提高工作质量和效率的同时，也能促进企业的现代化发展。但是，在企业档案收集工作开展的过程中，许多企业都缺少精细化的管理模式，并没有对档案收集工作进行精细化处理，导致一些权责不明、互相推诿的现象屡见不鲜，这对企业的长远发展是极为不利的。
档案保管的安全性不高。档案保管作为档案收集工作的重要内容，其安全性的高低直接影响着档案的使用效率。但是，在实际工作中，许多管理人员都忽视了档案保管的重要性，导致档案丢失、毁坏的问题层出不穷，不仅降低了档案资料的使用效率，而且还为档案管理埋下了许多安全隐患，进一步影响了企业管理水平的提升。
2.针对上述问题提出的解决对策
建立完善的归档制度，明确归档的基本要求。完善的归档制度是确保档案收集工作顺利开展的基本前提，因此，要想提高企业档案管理的整体质量，企业管理者必须要结合自身的实际情况建立针对性的归档制度，明确归档工作的基本要求，从而为收集工作的有序进行提供可靠的保障。[3]首先，企业需要明确归档范围。归档范围主要是指档案收集所涵盖的领域，相关管理者必须要确保档案收集的完整性，避免出现忘收或漏收的现象。这就要求相关工作者必须要建立系统的工作体系，将企业各部门的档案信息形成一个有机的整体，从而确保收集工作的顺利开展，进一步提高收集工作的质量和效率。其次，企业需要明确整理标准。每个企业都具有丰富的档案资料，因此，为了提高档案资料的利用率，企业应该明确其整理标准，促使工作人员能够按照整理标准将档案进行分门别类，争取在提高档案管理效率的同时，也能提高档案管理的标准化和一体化，从而推动企业档案管理的现代化发展。最后，企业需要明确管理内容。为了防止档案在使用的过程中出现丢失、损坏的现象，企业应建立相应的登记制度，促使档案管理人员能够全面了解档案的使用情况，在降低管理风险的同时，也能确保档案资料的完好无损。
引入精细化管理模式，构建信息化管理体系。要想提高企业档案收集工作的整体质量，科学的档案管理模式必不可少。这就要求相关管理人员必须要转变传统的管理理念和管理模式，积极采用创新性的管理手段，借助先进的科学技术构建信息化管理体系，从而确保档案收集工作的高效进行。首先，管理人员应构建信息化的档案移交平台，设立OA电子流程，不断增加电子档案的比重，争取在强化管理质量和效率的同时，也能避免资源的浪费，从而不断提高档案移交管理的规范性和系统性，进一步促进档案管理的现代化发展。其次，对档案管理工作进行细化，并将责任制引入实际工作中，将每项工作的责任落实到个人身上，从而激发工作人员的积极性。此外，为了提高档案的利用率，管理人员需要对档案使用要求进行明确规定，尤其是重要文件和机密文件，比如企业章程修正案、股权登记资料、财务文件等，必须要经过企业领导者签批后才能使用，以此确保档案使用的安全性和有效性。最后，结合企业的实际情况明确档案整理标准，按照一定的划分标准对档案资料进行分类整理，比如可将档案分为合同、大事记、行政管理、设备管理、董事长资料等若干类型，并制定相应的档案编号，以便为后续查阅和使用提供便利的条件。因此，在实际整理过程中，管理人员可以借助先进的信息技术和网络技术开展整理工作，构建相应的数据库，一旦出现档案变更，能够通过信息技术进行查找，在节省查找时间的同时，也能推动企业档案信息管理的进一步发展。
营造安全的档案环境，强化归档工作的质量。档案保管作为档案收集工作的关键环节，对于提高档案管理的整体质量发挥着不可替代的作用。[4]这就要求相关管理人员必须要加强对档案保管工作的重视，营造舒适、安全的档案环境，从而更好的实现档案管理的根本目标，进一步促进企业管理水平的提升。一方面，企业应该建立专门的档案保管部门，并配备相应的管理人员和基础设施，比如灭火器、加湿器、空调等，利用专门的档案装具进行保管。与此同时，为了减少安全风险，企业应定期对档案室进行打扫和清洁，以便即时发现霉变、褪变、破坏等情况，从而采取行之有效的解决措施。另一方面，管理人员应该要认真履行管理职责，对档案进行分类管理，可采用标识管理来提高管理质量和效率，从而为提高档案的使用率奠定良好的基础。
提高人员的专业素养，确保归档工作的有效开展。归档人员的专业素养是影响档案管理整体质量的决定性因素，因此，为了获得理想的管理效果，企业必须要加强对专业性人才的培养，不断提高归档工作人员的专业素养和职业精神，从而确保归档工作的有效开展。[5]首先，企业需要提高归档工作人员的录用门槛，积极吸引高素质人才，优先录用那些具备专业知识和管理经验的工作人员，采用优胜劣汰的竞争机制来提高人才录用的公平性和公正性。其次，企业要定期对在岗人员进行培训，培训内容既要包括专业知识，又要包括职业素养，争取在提高管理人员专业素养的同时，也能强化他们的责任意识和服务意识，从而为提高工作质量和效率创造良好的条件。最后，企业需要建立完善的考核制度和奖惩制度，定期对管理人员的工作情况进行考察，对于表现突出的工作人员，企业要给予一定的奖励，对于表现不足的人员，企业要给予相应的惩罚，必要时可通过岗位调整来优化内部结构，从而确保归档工作的有效开展。只有这样，才能从根本上解决档案管理工作中的问题和不足，从而营造良好的工作环境，进一步促进企业管理水平的显著提升。
综上所述，强化档案收集工作的整体质量对于促进企业的长远发展至关重要，企业只有不断加强对档案收集工作的重视程度，才能即时解决档案管理中遇到的问题，从而更好的满足管理工作的实际需要。鉴于此，相关管理人员必须要创新管理思路和管理方法，通过建立科学的管理模式和营造和谐的档案环境来落实档案管理的基本要求，不断提高档案收集工作的标准化和统一化，争取在完成工作任务的同时，也能推动企业档案信息化管理的进一步发展，从而为促进企业的可持续发展提供可靠的保障。
参考文献
[1]李超.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].档案工作，2017（07）.
[2]吕佳乐.企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].图书档案，2016（18）.
[3]周芯妍.企业档案收集工作存在的问题及对策初探[J].档案天地，2016（08）.
[4]陆华.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015（13）.
[5]张治霞.企业档案收集中的若干问题探讨[J].科技创新与应用，2014（08）.

（作者单位：成都大运汽车集团有限公司运城分公司）