对于文书档案的收集与归档工作，对于维护档案管理的全面性与可靠性意义重大，在根本上推动文书档案管理工作的顺利发展。本文全面探讨了文书档案收集与归档工作的相关问题，提出了针对性的建议，以期促进文书档案管理工作的真正提升。

试析如何做好文书档案收集与归档工作

叶友合

立足文书档案管理实践，收集与归档工作是核心与关键，成为整个文书档案管理领域发展的焦点。在社会不断发展进步中，文书档案资源规模呈现持续扩大的趋势，给文书档案收集与归档工作带来难度，提出挑战。因此，要重视文书档案收集与归档工作的有序开展，采取积极有效的优化措施，提升可靠性与可行性，实现文书档案收集与归档工作的稳步发展。

1基于行业发展深入挖掘文书档案收集与归档工作的价值

    强化档案基础工作的巩固与加强。立足新的发展时期，信息资源呈现海量倍增的趋势，大量原始文件产生。通常情况下，原始资料的收集工作尚未专业化，存在很多兼职人员代为保管的情况。为此，积极开展文书档案收集与归档工作，能够实现档案基础管理工作的巩固，以便更好发挥参考资源的价值。

   文书档案收集与归档工作是实现档案集中管理的途径。对于档案资料而言，通常采取集中管理的模式，目的是维护文书档案的完整性与系统性，保证档案资料的安全性。在文书档案形成发展中，大量价值性资料得以形成，只有进行高效的收集与归档，才能维护信息资源的全面性，避免档案材料的遗漏与损坏。

2全面剖析文书档案收集与归档工作过程中存在的问题

  收文工作不及时，存在严重的延时现象。立足文书档案工作流程，收文是首要环节，也是重要内容。在实际管理中，收文工作及时性不强，存在延时现象。例如，在一些有关上级单位发文的收文工作中，尽管要求在规定时间内完成资料上报，但是，档案部门尚未给予重视，存在严重的拖延现象，使得很多资料没有及时归到档案部门，资料信息有效性被忽视。

  文书档案内容单一，亟需进行丰富与完善。对于文书档案资源的收集，材料内容缺乏丰富性与多元化，单一性与片面性问题比较突出。具体讲，在文书档案形成过程中，内容缺少多元化，片面性问题严重，将归档内容局限在常规材料范畴，缺少对新业务、新事物等的收录与归档。另外，由于信息观念不强，很难通过网络进行价值信息的下载，很多信息被遗漏，信息完整性很难保证。

  文书档案收集与归档工作模式落后，工作力度亟待增强。当前，文书档案收集与归档工作模式较为传统，尚未将先进的技术与科学的管理手段引入其中，加之文书档案规模的不断扩大，增大了文书档案收集与归档工作的误差率，给整个文书档案收集与归档工作造成巨大压力与难度。

  文书档案管理人员专业能力不强，综合素质不高，培训不到位。对于文书档案，其与所在行业与单位的发展历程息息相关，涉及重大事件与各项议程，但是，在机构设立以及经费调配方面尚未给予重视。具体讲，文书档案管理人员很多并非专业，兼职居多，培训的目的是评职称，培养工作不到位，时间有限，培训效果不佳，很难提升专业技能。另外，岗位缺乏稳定性，变动性较大，影响档案移交工作的有序性。

3如何提升文书档案收集与归档水平

  以自动化办公系统为依托，做好文书档案的收集，优化档案服务。办公自动化为文书档案的收集与处理工作提供巨大便利。在自动化办公系统的支持下，文书档案工作流程被简化，工作效率得以提升，整个工作更显便捷性与安全性。具体讲，基于自动化办公系统，文书档案管理人员设置相应权限，以便及时掌握各级部门工作要求，保证查阅的可靠性。借助对系统的跟踪，及时向相关部门收集材料，保证同步性、有效性与时效性。

   深入掌握业务发展动态，重视部门间的协调与互动。为了维护文书档案工作的完整性，切实提升档案利用效率，要重视对资料内容的核查。具体讲，要对相关请示与报告进行全面检查与审阅，实现批复性文件与请示文件的有机结合。一旦发现缺乏正式批复、但是有处理意见的情况，需要对请示文件进行备注，加盖相关部门的公章。与此同时，要善于通过多种渠道，如办公系统，官网，微博等，进行各个部门业务情况、发展动态的了解，重视与各个部门及档案人员的交流与协作。

   突破传统文书档案收集归档模式的束缚，加快管理方式的创新与发展。立足信息社会，各行各业的信息量都成倍增加，文书档案管理工作更显繁杂性，传统的文书档案收集与归档方式凸显滞后性，与管理需求不相适应，要积极创新，采用现代化科学的管理方式，强化文书档案收集与归档效率的提升。

   积极开展文书档案管理人员培训与教育，强化考核。对于文书档案的收集与归档，工作效果与管理人员管理水平息息相关，为了实现档案管理的高效性，提升收集与归档效率，档案管理人员的培训与教育工作不容忽视。另外，要加强管理与监督，切实提升业务水平。积极组织业务培训，重视行业交流，加强考核。

  明确文书档案归档内容与范畴，建立健全管理制度。对于文书档案管理工作，要结合自身发展实际，构建科学的文书档案收集与归档制度，明确收集时间，确定归档范围与内容。另外，要健全监督作用，以便更好发挥人员工作积极性与热情。

   综上，立足新的发展时期，档案资源对于行业发展意义深远，因此，文书档案收集与归档工作不容忽视。要结合时代发展，深入体会文书档案收集与归档工作的价值，正视发展中的问题，形成针对性的策略，加快先进技术在档案管理中的应用，切实提升档案资源利用效率，增强文书档案的完整性与准确性，更好发挥档案资源的价值。

（作者单位：珠海特区报社）