步入十三五阶段以来，社会经济的进一步发展，让各行各业的办公任务发生了翻天覆地的变化，档案管理的效率和质量在政府组织和企业公司中的重要性也逐渐凸显。在此背景下，关于档案管理的各种研究与发展应运而生，本文即此立意，分析档案管理的意义与重要性，探究现下档案管理运作中存在的问题，提出关于档案管理优化的几点建议，以期提高档案管理的效率和质量，对档案管理工作的发展与进步起到一定的促进作用。

对档案管理的若干看法

张云峰

 档案是记录个人各项工作重点概要的文档，是个人发展的历程凭证，企业发展的参考资料，也是各行各业进步的重要查询材料，有着巨大的借鉴价值。对个人而言，档案记录着个人籍贯，学习经历，工作经验以及政治面貌，在人生的不同阶段都扮演着重要角色；对于企业而言，档案既是招贤纳士时的参考材料，又是自身发展经验的记录册和经验书；对于政府各部门来说，档案更是一座资源丰富的信息宝库。可以说，掌握了档案管理的相关技术，就是掌握了重要信息宝库的钥匙。

一、档案管理综述

档案管理是一个集合概念，即是对档案的信息、档案的实体进行统一管理并加以分析和利用的多项相关工作的总称，是集收集、整理、鉴定、统计、保管、分析、利用等诸多项目的活动，其中还囊括了档案收集、档案整理、档案统计、档案编目、档案保管、档案编辑研究、档案价值鉴定等各项管理内容[1]。档案管理是一个系统、科学、综合性的活动，因而一个单位档案管理是否科学、是否具有规范性和有序性是评定一个单位管理能力水平高低的重要参考标准。档案记录了个人、单位和组织发展的各种历程资料，为研究主体对对象的认识提供了第一手资料。做好档案管理工作，能够推动企业发展、完善社会征信体系、建立健全社会各项制度。同时对于多方面、真实地反映社会发展状况，发展信息社会背景下各种应时理念，也有着一定的积极作用。

二、档案管理中存在的一些问题

（一）档案管理模式较为落后

在现阶段，仍有部分企业和组织仍然使用着传统的档案管理模式，即以保存基础的、原始的各项信息为工作内容，以实现档案信息保存为主要工作目的。随着社会经济的飞速发展，信息技术——包括大数据、云计算等新兴技术迅速渗透到各行各业，人与人、企业与企业之间距离的拉近，使得各种交互信息量激增，现代化和科学的档案管理模式应用的必要性与重要性愈发凸显。

此外，国内经济发展不平衡，各行各业的经济实力也有所不同，因而不同的经济基础使不同组织的档案管理水平参差不齐，一些单位、部门的档案管理的基础设施不完善，也制约着档案管理工作的效率和质量[2]。

（二）档案管理人员专业素质有待提升

档案管理工作有着系统性、综合性和复杂性的特点，这就要求参与档案管理工作的人员对档案管理有系统的、专业的理解，同时具备一定的专业能力和综合素养，如此以来才能保证档案管理工作的效率和质量。但我们应该注意到，档案管理的实际操作过程中，参与档案管理的工作人员的个人水平参差不齐，整体素质难以得到保证，同时整个工作组织缺乏合理的机构性，工作职责划分不清晰，相关工作规章不够规范。这就造成了档案管理工作整体水平不高，管理工作时有差错，补救措施滞后等问题。

（三）档案管理制度不够完善，档案管理意识有待增强

很多组织缺乏对档案管理的足够重视，档案管理部门设置存在各种问题，例如不能很好的结合自身实际情况，未能及时有效的对信息进行整理收集；或者有些单位的档案管理部门并不专业，职责划分不明确，制度有缺陷，相关管理部门缺乏对档案管理重要性的认识，缺乏具备相关专业素养的工作人员，最终疏于档案的整理工作，导致信息文件归档不及时，拉低了档案管理工作的效率和质量，使档案信息不能很好的回馈于组织的发展[3]。

三、优化档案管理的策略

（一）改变管理模式，采用信息化管理模式

社会经济发展带动着信息技术的发展，大数据、云计算等各种电子化、数据化的新型技术拉动了档案管理工作向现代信息化管理的迈进，也带动着管理模式的改变。将传统的纸质档案转化为电子档案，对确保档案安全、缩短档案查询时间、提高档案的利用效率都有着积极作用。

同时推广与电子档案管理相匹配的电子信息系统，制定统一的档案整理规则和档案管理规范，对企业内部的业务系统或各组成部门档案信息资源进行收集整合、有效分类，在保证信息安全的前提下，为后续的档案管理环节打下基础。

（二）提高档案管理人员素质，健全人才培养制度

具备一定专业素质和专业技能的档案管理人员是提高档案管理工作效率和质量的保证。提高档案管理人员的专业素养主要从三个方面入手：第一，在部门内部树立现代化、科学化、信息化的管理理念，可以鼓励员工树立与岗位相联系又关乎自身成长的人生目标，注意提升员工的内在工作意识，从主观上重视自身岗位职责；第二，建立奖惩激励体制，完善相配套的效绩考核体系，将工资收入与工作质量相挂钩，促进部门内部的协同进步；第三，完善组织内部的人才培养制度，既要从人才引进的质量和数量上留意，又要定期组织内部的工作人员参加培训，从心理素质、相关知识、业务能力和工作方法各个方面提升员工的综合素质，进而提高我国档案管理的质量[4]。

（三）健全档案管理制度，提高工作人员档案管理意识

随着《档案法》的颁布和实行，档案管理的未来道路将向规范化、科学化、体系化迈进，各单位组织应当遵循相关规范标准，立足于自身实际情况，建立契合自身的档案管理制度，使档案管理工作有法可依，有章可循，进一步提升档案管理工作的效率和质量。同时，增强参与档案管理工作相关人员的档案管理意识，组织工作人员展开对《档案法》的深入学习，充分认识到档案管理工作对企业发展、技术创新的重要性，全面提高工作人员档案管理意识。

   档案管理工作是企业管理中关乎安全和发展的重要战略步骤，正确、及时、科学的整理、归纳和分析各方面的档案材料，能够深入了解个人或组织内部的情况，发现问题更能解决问题，促进组织的健康发展。立足于自身情况，重视档案管理工作，提升档案管理的质量，对提高组织的核心竞争力有着积极作用。

（作者单位：山东省嘉祥县人社局）