在当前信息化时代背景下，计算机技术已经融入到了社会生产各个领域，而且其应用作用不可小觑。在日常工作过程中，应当结合工况以及社会需求，将计算机技术与理论紧密结合起来，建立稳定而又安全的办公自动化网络环境，有利于提高办公质量和效率。本文先对办公自动化现状进行分析，然后结合现状对先进的计算机技术手段在现代办公工作中的应用实践，谈一下个人的观点和认识，以供参考。

办公自动化中的计算机技术应用研究

梁曦曦

先进的计算机系统以及相关技术设备应用，大大提高了办公质量和办公效率，可以使他们在繁杂的事务中解脱出来。这与传统的工作模式存在着较大的差异性，一方面可以提高工作质量，另一方面减少了人工操作的错误率。

一、办公自动化现状分析 

　　办公自动化是指办公室内部事务性工作的信息化、自动化出来系统，同时也是计算机技术应用及其长期发展中的一种新的衍生品。在办公自动化建设过程中，工作人员基于现代软硬件技术、网络系统以及通信设备的应用，实现数据信息的接收、加工以及传输和存储，并将公文档案管理、部门办公系统置于同一个网络体系之中统一管理。从现阶段国内各个行业、各领域的办公自动化以及电子商务活动现状来看已初见成效，并且逐步形成了开放性的交流系统。智能化办公体系建设过程中逐渐融入了现代多媒体技术，在具体应用实践中表现出良好的数据信息自动化传输功能。计算机技术的更新以及创新发展，其对社会经济发展会造成一定的影响。在现代办公自动化建设过程中，先进的计算机技术手段应用非常的广泛，在办公管理过程中计算机技术的应用主要体现在文字、信息数据处理的自动化领域。比如，WPS编辑工在办公自动化中的应用，可以有效提高编辑处理以及版式设计和影像处理效率；再如，Excel数据处理技术的应用，可以促进办公自动化领域数据信息处理水平的提升，让表格处理中的各环节工作都能够有效地朝着自动化方向发展。同时，办公自动化工作中还引入了多媒体技术手段，比如图像处理技术、语音传真和综合业务数字网站等，都会因计算机多媒体技术的应用而大幅度提高其办公现代化水平。办公自动化过程中的网络技术应用效果也非常的显著，比如视频会议模式克服了传统的会议模式弊端，通过网络视频会议的形式，能够摆脱空间限制，随时随地都能够组织开展视频会议；通过多媒体技术手段，可以进行面对面的沟通与交流，同时也可基于计算机技术的应用将决策以及汇总甚至打印工作落实到位。 

二、办公自动化领域的计算机技术应用途径 

近年来计算机技术在国内各行业的应用，大大提高了办公自动化水平。然而，从实践来看，国内很多企事业单位的决策者、领导者难以对计算机软件的限制性形成正确的认知，同时国内已投用的计算机应用软件经济滞后性较为明确，因此目前国内办公自动化建设过程中的计算机应用软件和技术投入不足，软件和硬件投资以及人员培训等，均未得到有效的满足。基于此，领导者应当从宏观的视角上考虑问题，通过加强先进计算机技术的应用来提高办公自动化水平。

 流程与方式。 在企事业单位办公工作中，办公自动化通常涉及到很多方面的内容和业务，其中信息数据处理方面尤其重要。在此过程中，不仅需要应用先进的计算机技术手段，而且还要有计算机软硬件设备和资源。办公自动化的很多特定的软件，比如财务管理软件、数据库系统以及其他相关软件。同时，办公自动化中的计算机技术应用，可以实时对企事业单位的情况进行动态化监控，使各部门、各岗位之间架起协调，改善和提高现有资源的有效利用率。以办公自动化中的视频会议为例，计算机技术在其中的应用非常重要。

 

（图1：计算机网络视频会议示意图）

视频会议与电话会议非常相似，除能够听到相互之间的通话外，还可以看到彼此的表情以及肢体语言。通过计算机技术的应用，可使用同一数据表、任何PC文件，与传统的开会形式基本一致。基于现代技术算计技术手段的应用，可以通过视频会议使人们之间能够更加有效的进行沟通和交流，可视化是彼此之间交流的最自然、组有效的方式。 

 

（图2：不同地点的人员可同时参加视频会议）

如图2所示的视频会议架构，可以使不同地方的人们相互之间产生影响，无论彼此之间有15分钟的路程，还是相互之间有20个小时行程，基于计算机技术的网络视频会议，均可使人们犹如在同一个房间内相互交流一样。 

 数据自动备份与恢复误删数据信息。基于计算机技术的办公自动化过程中，通常可能会出现因忘记存储等误操作或者突然断电等情况而删除数据信息的问题，不利于后序办公。然而，计算机本身具有数据备份的功能，通过数据备份可以科学有效地让信息数据全面而又安全的保存下来。计算机技术应用条件下的数据库，可以使用户对信息数据进行备份。在办公工作中，计算机系统可能会出现故障问题，也可能因工作人员操作不当而导致数据丢失等，我们可以采用计算机备份数据的方式来及时恢复数据。如果计算机数据库出现了存储设备故障问题，则无法有效的存储数据信息，甚至出现数据大量丢失现象。 

 文档自动管理，对数据信息进行密码保护。 计算机技术的有效应用，可以实现收发文件的合理管理，通过计算机网络系统来实现文件的传阅以及批复，并且采用用户自定义的方式将工作流程事先确定下来；值得一提的是，在此过程中可以准确保留所有送交批阅与修改痕迹，同时还包括操作人员以及具体的时间信息等。实践中，获取公文后先进行登记，然后发给公文拟办人员进行批办，自动发送批文给批办以及承办人员，并且由专人对公文进行整理和归档。在整理和归档好文件以后，根据其机密等级以及用户指定权限查询信息。在此过程中，计算机技术的应用可以实现自动化控制收发文程序，并且实现文档的自动化收发，按权限来保存、利用和共享各类文件与信息，以便于日后的查询。先进的计算机技术应用，可以从根本上取代传统的纸质化文档，基于文件上的信息数据保管功能，来实现对文档的合理保管，并且根据分配权限对其进行合理利用。如果计算机数据库遭到破坏，则其主要有两种情况。一方面是来自内部相关因素的影响，另一方面是来自外部因素的影响。 

 办公自动化中的计算机技术。在现代网络平台基础上，利用先进的计算机技术手段可以实现信息数据发布，并且开展相互交流活动。目前很多企事业单位均采用该种网络模式进行办公，甚至在成为企事业单位的文化内容，比如会议公告、论坛等，企事业单位员工可在该平台上开展各种形式的技术交流、事务公告等；同时，还可对数据信息进行广泛传播，实现资源共建共享，让职工对本企事业单位的动态情况由更加深入和全面的了解。办公自动化过程中的公共信息服务应用实践中，不仅仅在本单位以及部门之间实现信息共建共享，而且可促进社会生产过程中的各行业中的需求者都能够共享公开信息。通过建立发布信息平台，可让企事业单位的员工在该平台上公开信息，同时也可让管理人员及时管理信息。以笔者之见，无论是企业还是其他类型的单位，其领导干部以及内部人员，均应当加强重视，积极应用先进的计算机技术，提高办公效率。比如，可在统一的环境条件下获得各种类型以及与工作密切相关的信息资源；特殊情况下，不能在单位参加会议时也通过计算机电话网、DDN专线与企事业单位内部的计算机相连接，及时处理各项目办公活动，大大提高了工作质量和效率。基于针对整个工作流程开展跟踪和监控工作，让多种岗位以及多部门之间相互协调，计算机系统利用其不受时间和空间限制的功能优势，可以及时对发现的问题进行有效的解决，这是传统办公模式所无法比拟的。从国内国际发展现状和趋势来看，计算机技术的应用已经成为一种主流，任何单位和部门都必须利用先进的计算机技术和平台来处理工作任务，其流程化工作内容会越来越多，办公工作将朝着自动化方向发展。 

综上所述，现代计算机技术有效促进了现代办公自动化建设与发展，尤其是其强大的信息数据以及文字处理功能、 网络和多媒体技术手段，不仅可以大大提高办公质量和效率，而且还能促使企业增效。从计算机技术在现代办公工作中的应用实践来看，其不仅可以有效的整合资源、优化调整办公任务和流程，而且能够大大提高工作效率和经济效益。

（作者单位：安徽信息工程学院）