对高校档案管理工作的探讨 
郝丽艳　马　莹
（吉林广播电视大学四平分校，吉林 四平136000；天安保险股份有限公司吉林省分公司 ，吉林 长春130021） 
　　摘　要：加强高校档案管理工作，对于提高高校档案管理专业技术人员的创新能力和专 业技术水平，有着重要的意义。本文从“一个分类 ”、“两个建设”和“三个 培养” 等三个方面对加强高等学校档案管理工作进行了 探讨。
　　关键词：高校；档案管理；创新能力；信息；系统 
　　中图分类号：G274　文献标识码：A　文章编号：1008-7508（ 2009）03-0083-02
　　高校档案管理工作是一项政治性、业务性、知识性很强的工作，采取切实可行的措施， 加强高校档案管理工作，这对于提高高校档案管理专业技术人员的创新能力和专业技术水平 ，有着重要的意义。笔者认为，高校档案管理工作应注重“一个分类 ”、“两个建设”和 “三个培养”三方面工作。
　　“一个分类”，即在高校档案管理工作中，应注重于档案内容的实体分类。 
　　在高校档案管理工作中，一般是按照《分类法》进行实体分类，可分为党群、行政、教 学、科研等十个一级类目。在一级类目下，再按档案记述和反映的内容、性质设置二级类目 。如行政档案XZ，就设置了XZII行政综合、XZ12人事、XZ13监察审计等二级类目。几年以来 ，高校一直沿用此办法进行档案的分类管理。在实体分类上，由于新的归档文件 整理办法是把同一年度、同一类别的档案按照永久、长期、短期分别编的流水号，按件 号的顺序装盒，如果其规模大，产生的文件多，可以继续沿用上述分类办法。对于规模小、 文件少的，仍采用原来的分类方案就不太合适。因为本来材料就不多，再按永久、长期 、短期分别装盒就更少了，甚至会出现一盒装三五份或几十页文件的情况，出现浪费档案盒 ，占据本不宽余的库房空间的现象。因此，对于某些数量不多的档案，可以只分到一级类目 ，不再设置二级类目，如党群、行政档案等。
　　“两个建设”，即在高校档案管理工作中，应注重档案信息资源建设和应用系统 建设。
　　档案信息资源建设，可以通过以下两个途径加以实现。一是由学校各个基层单位，将本 年度产生的归档文件目录，按照要求直接录入到档案网络管理系统中，这就减轻了档案日常 归档的工作压力，使得学校各个部门的文件材料信息能够及时、完整地进入档案信息数据库 ，以方便本单位有关人员了解工作情况，加快档案信息资源网上共享的发展进程。二是应组 织人力，对现存档案案卷目录转化为机检数据。根据新形势下档案管理的要求，采用电子档 案的接收、保管、利用等技术方法，加强对学校各单位电子文件的收集、鉴定、著录、归档 等工作的监督指导，以保证档案的真实性、完整性、安全性及可识别性。三是按照电子文件 与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件同一归档，以推进档案数字化进程， 提高档案利用效率。
关于档案应用系统建设，这里提出以下几点：
　　1、要充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务 的窗口。要在校园网信息平台上，建立档案网站，并有计划地开放目录和现行文件目录，积 极创造条件，上载公开的档案全文信息，提供网上查询和使用服务，发挥档案信息资源服务 教学和科研的作用。
　　2、要加强档案信息建库入网工作。要把档案数据库作为学校重要的信息资源，纳入学 校网络办公的总体格局之中，逐步地构建全校档案文献数据库。
　　3、要进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平，为保证 档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。
　　“三个培养”，即在高校档案管理工作中，应注重安全保护意识、信息辨别能力 和信息查询能力的培养。
　　对于这个问题，我们可以先将传统档案的利用方式与电子文件的利用方式作一个对照。 电子文件利用网络这一有利条件，打破了点对面的传播限制，将档案信息资源与“面对面” 的形式便捷地提供给利用者。这就在很大程度上提升了档案本身的利用率。不过在实践中把 握起来不太容易，其原因之一就在于利用者身上，即在为利用者提供便捷服务的同时，不能 忽略对利用者驾驭这一变化能力的培养，应着重抓好以下三点：
　　一是对利用者安全保护意识的培养。因为电子文件具有可复制性，在网络的环境下 ，“档案原件”的概念已逐步消失殆尽，这就使利用者在获得档案信息之后拥有更大的“自 主权”。这样一来，如果档案以及档案的副产品公开或发布出去，那么，将可能在网上传 输过程之中产生若干个变种。其间，利用者本身就成了这一变种的传播者。这对今后的 电子文件档案管理工作会带来负面影响。
　　二是对利用者的信息辨别能力的培养。因为档案的原始记录性在电子文件时代已逐 步变得难以确认，假如其利用者接收到电子文件，自己无法辨别而不知其真实与否就加以利 用，那么将会产生不良的后果，其风险对于高校档案管理工作来说也是难以承受的。因此， 强化利用者的信息辨别能力是很重要的，必须将这一点纳入电子档案管理工作的议事 日程，对其利用者加强信息辨别能力的培养。
　　三是对利用者的信息查询能力的培养。因为网络中有着无计其数、方方面面的信息 ，怎样按照自己的需要快速准确地查找出应用的信息，这是一个能够提高电子档案信息资 源利用率的首要问题。试想，信息有着千百万，而利用者却查询不到，那么有再多的档案信 息，有再好的档案信息资源建设和应用系统建设也是无济于事的。
参考文献：
〔1〕 任亚鸣﹒关于高校档案现代化建设的思考 ［A］.北京高校档案学术论文汇编 ［ C］. 2006.
〔2〕 严瑾﹒高校档案编研工作的现状与对策 ［J］. 湛江师范学院学报, 2006,(02).
〔3〕 兰外阳﹒浅谈档案管理现代化 ［A］.新时期档案工作论文集 ［C］. 2005.

收稿日期：2009-03-26
作者简介：郝丽艳（1957—），女，辽宁锦州人，吉林广播电视大学四平分校校长、党委 书记，副研究馆员。马莹（1981—），女，吉林四平人，天安保险股份有限公司吉林省分 公司文书，助理馆员。