在现阶段事业单位的各项管理活动中，档案管理处于特殊的发展地位。对档案文件资料进行科学化安全的管理利用具有重要的意义。归档是储存有组织性的数据，确保数据能够被有效地检索。本文对档案归档问题以及档案安全管理存在的问题和相关策略进行深刻探析，旨在推动档案安全管理工作的有效开展。

 档案归档问题与档案安全管理心得 

李爱英

 

现阶段的档案管理都真实记录着各项工作以及重要的信息和具体事件，是事情运行发展的重要凭证，在社会发展的过程中具有重要的记录作用。通过对有效的资源数据进行分类归档，实现组织数据长时间的存放，并且能够精准地进行检索。但是当前归档中仍旧存在诸多问题，需要相关的管理人员要根据当前管理过程中存在的各类问题加以改革创新，更好地促进档案的安全管理工作有序运行。

档案的归档

   归档管理的整体流程。当前所要归档的文件都是以具体的件为单位，将文件装入软卷皮中，正文放置在前，定稿后的文件放置在后。原件放置在前，复印件放置在后。文件之间的排序要按照具体的要求规范执行，文件的排序确立之后，文件的编号也就能够予以确定。当前大多文件都是需要长时间保管的，需要将文件上的金属钉予以拆除。文件资料需要对其进行页码的编写，编写中用阿拉伯数字进行标注，需要进行归档管理的文件资料，都需要用黑笔进行书写。等到文件封存之后，就需要加盖归档章，印章需要加盖在文件的右上角。再根据归档章的位置填写具体的保管期限以及文档的具体时间分类。等到以上的流程都结束之后，工作人员就需要对归档的文件目录设置具体的目录件号，备注相关的责任人、日期、具体页数等内容[1]。

   明确档案的归档制度。相关人员在具体档案归档工作中要严格按照统一管理的归档原则，严格执行各项管理制度，对于各类档案数据资料要能确保其良好的完整性以及各类材料之间的联系。在具体保存过程中要实现具体的区分整理，对于各类材料进行分类规定，可以安排具体的人员进行整理立卷。归档的过程中要严格按照具体的文件和材料的要求来进行，一般情况下归档一份文件，所利用的文件材料要归档为两份。凡是需要进行归档的文件都需要严格按照归档工作规范要求来进行，用标准的纸笔来进行的操作，文件要严格按照材料的内容来进行规定整理[2]。

   归档所涉及的范围。当前归档分为具体的范围，要根据实际的范围，相关的工作人员拟定出具体的规定内容和要求。比如文书档案的归档工作中，有具体的归档单位对相关的内容进行有效合适，然后再由其单位的负责人进行签字确认。建设项目以及科学技术相关的研究档案需要根据实际的研究项目来进行具体的归档操作，目前对于设备以及相关仪器的归档，需要根据仪器的实际购置计划来制定具体的归档项目，明确仪器的设备文件，将其列入建设项目档案中。此外，声像档案也是归档的在范围，相关人员要根据时间的主要信息进行归档，比如主要的人物和事件以及主要的活动等要素[3]。

档案安全管理

现阶段档案的归档工作十分重要，在执行任务的过程中也要确保归档工作的安全性，使得各类文件资料也具有一定的绝密性，这对于档案管理工作的安全性具有重大意义。

   档案的基本安全保密工作。当前相关档案管理工作人员要明确档案管理的机密性，这也是管理人员的基本职责要求。要在档案室内设置具体的管理存放库，使得每个文件档案都能进行有效的分类存放。在档案室内应该建立设置具体的档案阅览室，完善监阅制度，使得每个档案文件都能得到有效保护，防治不法分子造成泄密等不良后果。档案存放的库房需要安排具体的人员进行管理，人员进行流动互换时，需要严格按照相关程序办理具体的交接手续。档案管理人员自身要明确职责所在，不得将机密的档案文件私自带回家中等其他场所。不能私自复印档案文件和资料，私人生活中也不能泄露档案管理的基本内容[4]。

  档案在保存时的保护工作。当前档案的纸质材料在安全保护的过程中，受到适度和温度等环境因素的影响，使得档案的材料变得老化。所以当前管理人员需要进一步完善调控档案管理库房的实际温度，使得纸质档案能够实现长久的保存。此外光的照射也是档案管理中影响较大的影响因素，现代纸张在制作的过程中耐光性较差，加上紫外线以及红外线的影响，使得纸张会出现老化变质等现象，所以采取相应的避光措施至关重要。依据目前纸质档案的管理性能特点来看，需要根据不同的纸类进行分类管理，比如酸性较强的纸质，自身的纤维容易被分解，其聚合度会不断下降，所以应该进行密封保管。对于篇幅较大的档案，比如字画图纸，因为其自身容易破碎，所以应该卷起折叠或是平放保管[5]。

   完善电子文献的建设。随着社会的不断发展，事业单位档案所包括的内容逐渐增多，凭借过去传统的技术和管理方法很难进行有效的管理，所以必须引进更多先进的技术设备，促进管理方式的科学化。以现代计算机技术取代过去手工纸质管理，实现智能化的管理。运用计算机对各类档案进行分类编号，从而便于之后档案资料的快速归档查找，不仅提高了管理的效率也增强了管理的科学化和有序性的提升，符合当今社会发展的趋势。纸质档案自身具有一定的脆弱性，所以目前纸质档案生成电子档案是档案安全管理发展的必然趋势。虽然自身的安全性还有待提升，但是对于档案的安全保护仍然具有重要意义。

    总而言之，现代化档案归档方式具有一定的参考性，在档案管理过程中，对其进行有效的安全管理是一项重要的长期性工作。需要从自身工作中明确档案安全管理的重要性以及具体的工作规范，从根本上提升档案管理的安全性。

（作者单位：莱州市经济开发投资公司）