在现有的经济发展环境之下，对档案进行管理有着十分重要的作用。档案数据不仅能够反映一定时期的工作情况以及经济发展情况，而且还能够为企业工作上顺利开展以及社会经济的发展提供有力的数据支持。在新时期的档案管理当中采用数字化管理的模式能够有效提高管理效率，促进我国档案管理工作的进步和发展。基于这样的背景之下，本文主要对数字化档案管理的作用、存在的问题以及具体的解决措施进行了分析，以此促进相关工作顺利开展。

新时期档案的数字化管理

   张莉

 

传统纸质档案管理模式已经不能够适应经济发展的要求了，所以提高档案管理的水平以及管理工作的效率，具有强烈的紧迫性以及必要性。在档案管理当中采用数字化管理的模式能够对档案资料进行有效、科学的管理。但是对档案进行数字化管理技术还不是特别完善，在具体的工作的当中还会受到一定的限制和约束，所以如何克服工作当中的困难，是档案管理工作人员应该面对和重视的问题。

   数字化优点

在档案管理当中采用数字化管理的模式，最直接的效果就是能够大幅度提高档案管理的工作效率，在工作过程中，减少了档案数据录入的流程，同时对档案数据进行更新，有效保证了数据的及时性以及可靠性。其次，用户在对数据进行查询的时候，能够有效提高查询的速度和效率。在传统的纸质档案管理模式当中，对数据、资料进行查询需要花费大量的时间，不仅工作效率低下，同时数据的准确性也难以得到保证。在档案信息化管理模式之下，用户只需要在计算机的搜索引擎当中输入查询的内容以及相应的关键信息，计算机就会自动弹出用户想要查询和了解的数据。

在档案管理当中采用数字化管理模式的第二个作用就是能够避免数据出现丢失。在传统的纸质档案管理模式当中，由于纸张的特点，会造成破损或者是模糊不清的情况，对档案数据以及信息的准确性造成一定的影响。同时纸质档案的数据以及关键的信息容易受到人为性的篡改，对档案数据的准确性以及可靠性造成了一定的影响，运用数字化管理模式就能够有效解决纸质档案在档案管理中的缺陷，提高档案管理工作的针对性、有效性以及合理性。

在档案管理当中采用数字化管理模式的第三个作用就是能够实现档案数据的共享。现阶段，网络技术飞速发展，同时网络具有不受空间时间限制、数据传播速度快等优点，被运用到了各个行业当中。在日常的生活当中以及工作当中，人们可以利用网络随时随地进行档案数据的查询以及分享，提高了人们生活和工作的便利程度。

 存在的问题

   档案管理设备的工作效率有待提高。现阶段信息技术以及计算机网络技术发展十分迅速，档案管理的硬件设施与软件设施同之前相比有了更大的提高。但是部分单位并没有适应信息技术以及计算机网络技术的发展，没有及时对档案管理的硬件设施和软件设施进行更新，导致了档案管理硬件设施老化，软件设施落后。在对档案数据信息进行处理和管理的过程中效率低下，使档案管理相关工作难以顺利进行。

   档案管理工作的标准还有待统一。由于各个单位发展水平不一样、对数据处理和保存的方式不一样、对档案管理硬件设施和软件设施的使用情况也不一样。在这样的情况之下就导致了档案管理工作的标准出现了一定的差异化，使数据资源共享工作无法正常进行，不仅影响了用户正常的使用效率，同时也在一定程度上阻碍了我国档案信息化管理的发展。

   档案管理的安全性还有待提高。计算机技术以及网络技术的运用在最大的程度上提高了档案管理的工作效率，保证了档案数据的及时性以及可靠性。但是在带来方便的同时也存在着一定的安全隐患。现阶段，黑客入侵、计算机病毒对计算机以及网络的安全带来了巨大的威胁。

  提高档案数字化管理的具体措施

    加强对档案管理人员的培训。在传统的档案管理工作当中，对于档案数据的管理只停留在纸质资料的收集以及整理上面。随着档案管理数字化模式的普及，对档案工作人员的业务技能水平提出了更高的要求。所以为了能够适应档案管理数字化发展的趋势，在日常的档案管理当中，单位应该加强对档案管理人员的培训，使档案管理人员能够树立正确的工作意识。同时运用相应的业务技能对档案数据进行整理、录入、管理等，提高档案数据管理工作的针对性以及有效性。

   对档案管理硬件设施和软件设施进行更新升级。在档案数字化管理工作当中，对于硬件设施以及软件设施有着极高的要求。所以相关单位应该站在发展的角度上看待问题，提高档案管理工作的效率。对于应经老化的硬件设施应及时更化成运行速度更快、内部储量更大的计算机及其他硬件设备。同时还要对档案管理的软件进行更新，提高数据处理的准确性。同时还要加强档案数据安全性的管理工作，加强日常工作当中对数据安全的重视程度，制定并采取相应的措施对档案数据可能出现的安全问题进行及时解决。

   加强对档案数据的整理和管理。为了能够推动档案数字化管理工作顺利进行，首先要做的就是对纸质档案数据资料进行妥善保存。即使数字化管理有诸多的优势，但是对于一些特别重要的档案数据，比如史实资料、历史文献等还是要加以重视，因为这些档案是不可复制的。其次就是要加强对数据信息化转换的工作。最初进行电子档案管理的时候，采用的是扫描的方式，将扫描到的信息通过链接或者是目录的形式展现出来，从而建立数据信息库。但是随着信息技术以及网络技术的发展，这样的管理模式已经不能够适应工作的需要了，所以在这样的情况之下，档案管理工作人员应该定期、及时对档案数据进行整理和更新，保证档案数据的及时性以及时效性，从而推动我国档案数字化管理的发展和进步。

随着经济的发展和社会的进步，在进行档案数据管理的时候，应该与经济社会的发展协调，将档案数字化管理工作落到实处，不断提高档案管理工作的针对性、有效性、科学性以及合理性，以此促进我国经济的发展以及社会各项工作顺利进行。

（工作单位：湖北漳河经济技术开发总公司）