文章以右江民族医学院附属医院为例，从高校附属医院科研档案信息化的意义和必要性出发，分析当前信息化社会下高校附属医院科研档案的发展现状，对高校附属医院科研档案信息化的应用提出几点建议，为下一步建立并完善科研档案信息管理系统做好前期研究准备，也为提高科研档案管理提供理论依据。

高校附属医院科研档案信息化的应用探索

——以右江民族医学院附属医院为例

谈玉平

科研档案概述

科研档案是科研工作的奠基石之一，更是医院档案不可或缺的重要组成部分，它能够真实有效的反应科研过程及研究成果，是一个单位的科技能力的体现。据悉，自治区财政自2008年开始，每年均在部门预算安排的项目支出中安排档案信息化建设项目资金，6年共安排资金560万元用于支持全区档案信息化工作。可见档案的管理工作已经受到领导的重视并得到了人财物的大力支持。因此，一个单位是否能科学有序的做好科研档案的管理和使用工作，对医院的发展至关重要，尤其是高校附属医院。

科研档案的重要意义

 科研挡案是科研工作的组成部分，是制定科研计划和科研人才管理的重要依据，也是进行科研的必要条件。众所周知，科学研究是一项具有探索性、延续性和积累性等特点科研活动。每一项研究都是在对已有科研成果的不断借鉴、继承和学习的基础上建立起来的。科研档案的存储、完善，不仅为后代提供继承、延续的条件，而且在现代科学研究里，所有学科互相渗透、互相依存，只有建立了完备、充足的档案资料，科研活动才得以更好更有序的开展。同时，科研档案是科学技术研究活动过程的真实记录，是科研人员研究工作的结晶，能全面准确地反映了科研才员的业务水平和工作成绩，一项科研设计和实验操作，反映出研究人员是否掌握研究方法和实验技术等基本训练，是否掌握会直接影响整个研究队伍的建设，而对研究人员的职务晋升、职称评定考核中，也可从科研档案中找到重要的依据。此外，通过科研档案还可以启发科研人员的选题思维，拓宽思路，启发创造性，提高研究课题的水平和中标率。

高校附属医院科研档案管理现状

虽然，根据近年来国家出台的系列关于档案管理信息化规章制度不难看出，档案信息化已被提上日程，其建设越来越受到重视，且经过多年的建设，2013年自治区档案信息化建设已初具规模，档案全文数据库已进入实际采集阶段。虽然，随着人们生活水平的不断提高，人们对健康重视程度不断提升，间接促进医院扩大规模、提高医疗技术、优化医疗服务环境，医院的医、教、研也得到了很大提升，但是，据相关文献报道显示，部分高校附属医院的科研档案管理尚未达到自治区档案信息化发展的总体要求，相对应的科研档案管理没有配套发展起来。[1] 原因有很多，就该院和部分高校附属医院而言，总体可以归结为以下几点：一是重视程度不够。对医院先入为主的认为医院的医、教、研中，研只是做好科学研究服务临床就可以了，从而出现重科研工作轻档案管理现象，对科研档案的管理工作的人财物投入变得有限，不利于其发展。据研究显示，当前科研档案存储方式大多以柜式纸质档案存储为主要管理方式。二是科研人员归档意识有待提升。部分科研工作者只注重研究过程，不注意收集研究过程中形成的材料，且科研成果被泄密或窃取的风险更是造成研究工作者不愿主动配合进行科研资料归档。三是科研档案管理制度不完善，缺乏有效的督查机制和激励机制，导致医院对科研档案管理人员的检查、督促、奖惩等措施难以落实。四是医院档案管理人员不够专业，大多数人员是非档案专业出身，对科研档案归档的年限、内容和范围等认识不到位，容易忽视由个人独立形成的学术著作、手稿等科研材料，且科研档案多由科研档案管理人员收集，鉴于其对科研档过程的了解程度不足加上档案管理人员调动频繁，从而影晌科研档案的完整性。等等这些现象严重制约了档案管理工作的开展，影响科研工作延续性、使用效率等，致使医院工作乃至个人的发展都受到一定的制约。

高校附属医院科研档案信息化建设的几点建议

 依托OA系统，实现档案信息化。运用现代技术手段对科研档案进行管理，是新时期提高档案管理和服务效率的必然要求。[2]右江民族医学院附属医院现已使用医院信息系统（HIS）、检验管理系统、影像管理系统及办公自动化系统（OA系统）等进行无纸化办公，实现了医院管理现代化，促进了医院科研档案信息化的实现。目前，依托OA系统的科研管理平台，该院不但优化工作流程、 提升工作效率、 提高工作质量，其科研信息共享程度高，数据重复利用率高，信息传递速度快，极大的减少了档案的雍容繁杂等问题，实现了科研管理工作走向信息化、规范化的道路。因此，好的载体、依托平台和单位信息化的环境对实现科研档案信息化至关重要。

 完善机构设置，规范工作职责。俗话说“无规矩不能成方圆”，在科研档案管理工作中，完善机构设置，规范工作职责是非常必要的，它是科研档案管理工作的组织保障，只有完善的组织机构和规范的机制去约束、监督和指导档案人员去收集整理、 立卷归档，才能更好的做好科研档案工作。因此，近几年，右江民族医学院附属医院通过一系列档案培训、 外出学习和经验交流，规范科研档案管理人员的工作职责，建立了如右图所示的较为完善的档案管理网络图，逐级分责，责任到人，进一步促进科研档案信息化管理落实。

 重视人才培养，提高人员素质。人才队伍建设是做好科研档案工作的奠基石。但，目前该院乃至其他单位在档案信息化建设的人才都大致存在如下不足：一是科研档案管理人员是非档案专业，且缺乏系统的专业培训 ；二是缺乏专职的科研档案管理人员和维护科研信息管理系统的技术人员，在一定程度上制约了档案信息化建设的质量和速度。因此既要培养和引进精通档案管理和信息技术的专门人才，也要对原有工作人员进行相关技能培训，提升其综合素质，为科研档案信息化服务提供人才支持，进而通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，推动档案管理水平的提升。[3]

  强化安全意识，完善保密机制。科研档案是科研人员劳动和智慧的结晶，更是科研成果的直接载体，其安全性是是档案管理工作的重中之重 。[4]为此，必须通过强化安全保密机制，完善管理制度建设；提高硬件技术，增强网络及载体安全性；加强网络安全防护技术学习，提高档案管理人员保密意识等方式，切实保证档案信息的安全可靠，实现科技档案信息资源利用的安全性、保密性和完整性 。

综上所述，随着医疗技术的迅速发展，大量的科研课题、科研成果、医疗新技术等科研材料不断增多，医院科研管理工作不断增加。而科研档案具有科学研究依据、凭证、参考等重要作用，同时还是真实科研活动及科研成果记录的综合载体，对科研工作的延续性和继承性有很好的指导促进作用，是医院科研水平和医疗技术水平的一种体现，与医院未来开展科研活动密不可分。因此，科研档案信息化已成为档案管理工作发展的必然趋势。

基金项目：2016年百色市科学研究与技术开发计划课题，项目名称：右医附院科研档案信息化应用研究，项目编号：百科计20160618，

（作者单位：右江民族医学院附属医院）